Yıl Sonu Devir işlemleri ilgili güncellemeler

Yıl Sonu Devir işlemlerinin doğru bir şekilde yürütülebilmesi için aşağıdaki işlemlerin öncelikle kontrol edilmesi ve varsa eksikliklerin tamamlanması gerekmektedir.

• Faturalanmamış irsaliyeler kontrol edilerek faturalandırılmalıdır.

• Vadesi geldiği halde tahsil edilmemiş müşteri çeklerinin ve kendi çeklerimizin tahsil edilmiş olması gerekmektedir.

Yıl Sonu Devir İşlemlerinden önce dikkat edilmesi gereken konular:

Yıl Sonu Devir İşlemleri nin yapılacağı firmada hiçbir kullanıcının çalışmadığından emin olunmalıdır.

• Yedek alınması gerekmektedir.

• Yıl Sonu Devir İşlemleri işlemine başlamadan önce diskinizde yeterli yer olup olmadığı kontrol edilmelidir.

• Yıl Sonu Devir İşlemleri yapılırken diğer kullanıcıların devir yapılan firmaya girişleri engellenmelidir.

Firmanın isteği doğrultusunda devir işlemine hazır olan bölümlerin bir ya da birkaçı devredilebileceği gibi tamamı da devredilir.

Şirketten Şirkete devir yapıldığında Eski döneme ait Şirket Kartındaki tüm bilgiler yeni dönem şirket kartına otomatik olarak kopyalanmaktadır.

Yılsonu devir işlemlerinde müşteri isteğine uygun olarak takip edilmesi gereken üç değişik yol vardır.

1. Yeni Şirket Açılması ‐Bakiyelerin Devredilmemesi‐
Yükle programı içerisinde Şirket Kartlarında yeni şirket açılarak firmanın isteğine göre Kart bilgileri kopyalanabilmektedir. Kart bilgileri Servis modülünün altındaki Kart Kopyalama işlemlerinden yapılır.

2. Şirketten Şirkete Devir
Aynı database içerisinde yeni dönem için farklı Şirket Kodu verilerek devir işlemleri yapılır. Yükle Programında Servis İşlemleri altındaki Devir İşlemlerin bölümünden yapılır.

Eski Şirket: Devri yapılacak olan Şirket Kodu seçimi yapılır.

Yeni Şirket: Yeni yılda kullanılacak olan Şirket Kodu yazılır.

Sadece Şirketten Şirkete Devir: Şirketler arası devir yapılacağı için seçim yapılması gerekmektedir.

Devir Tarihi: Yeni dönemin ilk gününün tarihi yazılır. (01.01.2009 vb.)

Parametre Bilgilerini Transfer Et: Eski şirketteki parametre bilgilerini yeni şirkete kopyalar.

Devir işlemlerinde;

Tüm Kartları Kopyala: Eski Şirketteki tüm kart bilgilerini Yeni Şirkete kopyalar.

Sadece Hareketli Olanları Kopyala: Eski şirkette açılan ama işlem görmeyen kart bilgileri Yeni Şirkette kopyalanmak isteniliyor ise işaretlenir.

Muhasebe Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Hesap Planı Yeni Şirkete kopyalanır.

Devri Al: Eski Şirkette Kapanış fişi oluşturulmuş ise Yeni Şirkette Açılış fişi otomatik olarak oluşur.

Cari Hesap Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Cari Hesap Kartları Yeni Şirkete kopyalanır.

Devri Al: Eski Şirketteki Cari Hesap son bakiyelerini Yeni Şirkette Borç/Alacak Dekontu fişini otomatik olarak oluşturur.

Çek/Senet Devri:

Her Evrak Ayrı Bordro: Seçim yapılmadığı takdirde aynı cari hesaba ait son durumu Portföyde, Kendi Çekimiz veya Borç Senedimiz olan çek/senetleri tek bir bordro içerisinde devreder. Seçim yapıldığında her çek/senet için ayrı bordro oluşturur.

Devir Al: Eski Şirkette son durumu Portföyde, Kendi Çekimiz veya Borç Senedimiz olan çek/senetleri Yeni Şirkete devreder.

Açık Sipariş Devri:

Açık Sip. Devredilsin: Eski şirkette kapatılmayan, sevk edilmeyen siparişleri devreder.

Açık Sip. Devredilmesin: Eski şirkette kapatılmayan, sevk edilmeyen siparişleri devretmez.

Banka Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Banka Kartları Yeni Şirkete kopyalanır.

Devri Al: Eski Şirketteki Banka Kartlarının son bakiyelerini Yeni Şirkette Banka İşlem Fişi oluşturarak devreder.

Stok Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Stok Kartları Yeni Şirkete kopyalar.

Devri Al: Eski Şirketteki Stok kartlarının kalan miktarlarını Yeni Şirkette Sayım Fişi oluşturarak devreder.

Demirbaş Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Demirbaş Kartları Yeni Şirkete kopyalar.

Devri Al: Eski Şirketteki Demirbaş Kartlarının Amortisman bilgilerini Yeni Şirketteki ilgili Demirbaş Kartına devreder.

Seri Kart Devri:

Depo Kalanı Kadar Taşı: Seçim yapıldığında Depolarda olan serileri Yeni Şirkete devretmektedir. Depoda olmayan eksi (‐) bakiye veren serilerin devri alınmaz.

Hepsini Taşı: Eski Şirketteki tüm Seri Kartlarını Yeni Şirkete devreder.

3. Yeni Database oluşturularak yapılan devir işlemi

Eski Şirket: Devri yapılacak olan Şirket Kodu seçimi yapılır.

Yeni Şirket: Yeni yılda kullanılacak olan Şirket Kodu yazılır.

Sadece Şirketten Şirkete Devir: Database ayrımı yapılacağından seçim yapılmaz.

Yeni SENTEZ Veritabanı: Yeni dönemde kullanılacak Sentez Veritabanın adı yazılır.

Yeni GENEL Veritabanı: Yeni dönemde kullanılacak Genel Veritabanın adı yazılır.

Devir Tarihi: Yeni dönemin ilk gününün tarihi yazılır. (01.01.2009 vb.)

Parametre Bilgilerini Transfer Et: Eski şirketteki parametre bilgilerini yeni şirkete kopyalar.

Devir işlemlerinde;

Tüm Kartları Kopyala: Eski Şirketteki tüm kart bilgilerini Yeni Şirkete kopyalar.

Sadece Hareketli Olanları Kopyala: Eski şirkette açılan ama işlem görmeyen kart bilgileri Yeni Şirkette kopyalanmak isteniliyor ise işaretlenir.

Muhasebe Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Hesap Planı Yeni Şirkete kopyalanır.

Hareketleri Sil: Muhasebe fişi içerisindeki fişler silinir.

Devri Al: Eski Şirkette Kapanış fişi oluşturulmuş ise Yeni Şirkette Açılış fişi otomatik olarak oluşur.

Cari Hesap Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Cari Hesap Kartları Yeni Şirkete kopyalanır.

Hareketleri Sil: Cari Hesap Fişi içerisindeki fişler silinir.

Devri Al: Eski Şirketteki Cari Hesap son bakiyelerini Yeni Şirkette Borç/Alacak Dekontu fişini otomatik olarak oluşturur.

Çek/Senet Devri:

Hareketleri Sil: Çek/Senet Bordro içerisindeki fişler silinir.

Her Evrak Ayrı Bordro: Seçim yapılmadığı taktirde aynı cari hesaba ait son durumu Portföyde, Kendi Çekimiz veya Borç Senedimiz olan çek/senetleri tek bir bordro içerisinde devreder. Seçim yapıldığında her çek/senet için ayrı bordro oluşturur.

Devir Al: Eski Şirkette son durumu Portföyde, Kendi Çekimiz veya Borç Senedimiz olan çek/senetleri Yeni Şirkete devreder.

Açık Sipariş Devri:

Açık Sip. Devredilsin: Eski şirkette kapatılmayan, sevk edilmeyen siparişleri devreder.

Açık Sip. Devredilmesin: Eski şirkette kapatılmayan, sevk edilmeyen siparişleri devretmez.

Banka Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Banka Kartları Yeni Şirkete kopyalanır.

Hareketleri Sil: Banka fişi içerisindeki fişler silinir.

Devri Al: Eski Şirketteki Banka Kartlarının son bakiyelerini Yeni Şirkette Banka İşlem Fişi oluşturarak devreder.

Stok Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Stok Kartları Yeni Şirkete kopyalar.

Hareketleri Sil: Stok fişi içerisindeki fişler silinir.

Devri Al: Eski Şirketteki Stok kartlarının kalan miktarlarını Yeni Şirkette Sayım Fişi oluşturarak devreder.

Demirbaş Devri:

Kartları Kopyala: Eski şirketteki Demirbaş Kartları Yeni Şirkete kopyalar.

Devri Al: Eski Şirketteki Demirbaş Kartlarının Amortisman bilgilerini Yeni Şirketteki ilgili Demirbaş Kartına devreder.

Seri Kart Devri:

Depo Kalanı Kadar Taşı: Seçim yapıldığında Depolarda olan serileri Yeni Şirkete devretmektedir. Depoda olmayan eksi (‐) bakiye veren serilerin devri alınmaz.

Hepsini Taşı: Eski Şirketteki tüm Seri Kartlarını Yeni Şirkete devreder.

Devir sonunda kontrol edilmesi gereken hususlar;

Şirket Kartlarında Dönem Başı‐Dönem Sonu tarihlerinin doğruluğu ve Hesap kodları tanımlanması gerekmektedir.

Kullanıcı Kartlarında ilgili kullanıcılara yeni şirket yetkisinin verilmesi gerekmektedir.
MUHASEBE

• Eski dönemdeki hesap planı yeni döneme otomatik olarak kopyalanmaktadır.

• Eski dönemde Kapanış Fişi oluşturulmuş ise hesap toplamları dikkate alınarak yıl sonu bakiyesi Açılış fişine devredilir. Açılış fiş tipinde her bir hesap tek satırda gösterilecek şekilde aktarılır. Kapanış fişi daha sonraki zamanlarda oluşturulacak ise sadece Hesap Planı yeni döneme kopyalanır Kapanış fişi oluşturulduğunda Şirket kartı silinerek Sadece Muhasebe modülünün devri yapılır.
CARİ HESAPLAR

• Eski dönemdeki Cari Hesap kartları yeni döneme otomatik olarak kopyalanmaktadır.

• Devir rakamları Cari Hesap Fişinde Alacak ve Borç Dekontu fiş tipine devredilir.

Açılıştan sonra cari hesapların kart üzerindeki toplam bakiyeleri ile önceki dönem sonundaki toplam bakiyeleri birbirini tutmalıdır. Kontrol edilmesi için her iki dönemden de Cari Hesap modülü altındaki Bakiye Listesi Raporu alınması gerekmektedir.

ÇEK/SENET DEVRİ

• Vadesi Devir Tarihinden önce olan çek/senetler yeni yıla devredilmemektedir.

• Durumu Portföy , Kendi Çekimiz ve Borç Senedimiz dışındaki diğer çeklerin devri yapılmamaktadır.

• Firmanın isteği doğrultusunda aynı cari hesaba ait çek/senetler tek bir bordro içerisine toplanmakla birlikte, aynı cari hesaba ait çek/senetler ayrı bordroya da devredilmektedir. Bu seçim Devir İşlemi ekranında Her Evrak Ayrı Bordro seçimi ile yapılabilmektedir.

• Her iki dönemde Çek/Senet Portföy,Kendi Çekimiz ve Borç Senedimiz tutarları aynı olmak zorundadır. Kontrol edilmesi için eski dönemden (rapor filtrelerinde Vade Tarihi kısıtlaması yapılarak) Portföyde olanlar için Müşteri Çek/Senetleri raporu, Kendi Çekimiz ve Borç Senedimiz raporu için Kendi Çek/Senedimiz raporu alınarak yeni dönem ile karşılaştırılma yapılması gerekmektedir.

BANKA

• Eski dönemdeki Banka kartları yeni döneme otomatik olarak kopyalanmaktadır.

• Devir rakamları eski dönemdeki Banka Kartı toplamları yeni dönemde Banka İşlem Fiş Tipine aktarılmaktadır. Eski dönemdeki fiş bilgileri yeni döneme aktarılmayıp yeni dönemde‐ Banka İşlem Fişi hariç‐ diğer fiş tiplerinin fiş numaraları 1’den başlayarak devam etmektedir.

• Her iki dönemde Banka Kartı üzerindeki kart toplamlarının tutması gerekmektedir. Kontrol edilmesi için her iki dönemden Banka raporlarının
altındaki Banka Hesap Ekstresi (Vade Özetli) raporu alınması gerekmektedir.

SİPARİŞ

• Kapanan veya Sevk Edildi durumunda olan sipariş fişleri devredilmemektedir.

• Alınan ve Verilen Sipariş fişlerinde sevkedilmeyi bekleyen sipariş fişleri yeni dönemde yeni fiş numaraları ile devredilecektir.

• Her iki dönemde Açık Siparişlerin listesi alınarak miktarların tutması gerekmektedir. Kontrol edilmesi için her iki dönemden Açık Sipariş Dağılımı
raporu alınması gerekmektedir.

STOK

• Depo bazında yıl sonu itibari ile stok sayımı yapılmış gibi yeni yılda Sayım Fişi fiş tipine Devir tarihinde belirtilen tarihe devredilir. Seçilen maliyet türüne göre hesaplanan depo bazında birim maliyeti Sayım fişinde birim fiyat alanına yansır.

• Eski dönemde eksi’ye (‐) düşen stoklar yeni yıla devredilmeyecektir. Bu nedenle yıl sonu itibari ile stok miktarlarının düzenlenmesi gerekmektedir.

• Eski dönemdeki irsaliye fişleri yeni yıla devredilmez. Yeni dönemde fiş numaraları’ nın (Sayım fişi hariç) 1’den başlaması gerekmektedir.

HİZMET KARTLARI

• Hizmet kartlarının devri yapılmamaktadır.

FATURA

• Eski dönemdeki faturalar yeni döneme devredilmez. Tüm Fiş Tiplerinde fiş numaraları 1’den başlayarak devam eder.

ÜRETİM

• Eski dönemdeki Mamül Reçete Kartları yeni döneme otomatik olarak aktarılmaktadır.

• Yeni dönemde Üretim Fişleri fiş numarası 1’den başlayarak devam eder.

DEMİRBAŞ

• Demirbaş kartları (grup ve bölüm kartları da dahil) yeni döneme Amortisman bilgileri ile kopyalanmaktadır.