Kullanım Alanları
Apartmanlar, site yönetimleri ve site yönetim şirketlerine hitap etmektedir.
Modüller
Site, blok daire kayıt, toplu aidat işleme, aidat ve diğer borçlandırma tanımları, şahıs kartları, genel ve daire bazlı bakiye listesi modülleri ve web modülünden oluşmaktadır.
Genel Özellikler
Üye İşlemleri
Apartman veya site sakinlerinin işlemlerini takip edebilmenin ve işlem yapabilmenin ilk adımı üye kayıtlarını oluşturmaktır. E-Site programının kolay kullanımı sayesinde üye kayıtlarını kolaylıkla oluşturabilir, Excel’de kayıtlı olan üyeleri tek seferde programa transfer ederek zamandan tasarruf edebilirsiniz.* Üye kayıtlarını oluşturarak üyelerle ilgili bilgilerini kaydedebilir, üye tiplerini kiracı, daire sahibi, daire sakini, yönetim kurulu üyesi, site çalışanı ve site avukatı olarak belirleyebilirsiniz.
* Belirlediğiniz üyeleri aidat ödemelerinden muaf tutarak borçlandırmaya dahil etmeyebilir, bu sayede toplu borçlandırmalarda ayrı ayrı kişi seçimine gerek kalmadan işlem yapabilirsiniz.
* Apartman / siteden ayrılan üyenizi pasife alarak kaydını silmeye gerek olmadan veritabanında saklayabilir, ihtiyacınız olduğunda raporlayabilirsiniz.
* Üyeler için risk notları girerek bu üyeye işlem yaparken programın risk notlarını karşınıza çıkartmasını sağlayabilirsiniz.
* Avukata verilen üyeler için gerekli işaretlemeleri yaparak avukatlık olma süreci ile ilgili açıklamalar kaydedebilirsiniz.
* Üyenin hangi dairede yaşadığını belirtebilirsiniz.
* Üyenin diğer aile fertlerini kaydederek ihtiyaç duyduğunuzda fert bilgilerine erişebilirsiniz.
* Üyeye kartına dosya ekleyerek üyeye ait her türlü dokümanı veritabanında saklayabilirsiniz. Bu sayede makbuz, dekont gibi gerekli evrakları üye kartına iliştirebilir ve gerektiğinde erişebilirsiniz.
* Blok girişleri oluşturarak apartman / sitenizin bloklarını belirleyebilir, hangi bloğa hangi yönetim bakıyor ve hangi görevliler atanmış seçebilirsiniz.
* Daire kayıtları oluşturarak dairede yaşayan üyeleri belirleyebilir bu sayede işlemlerin dire – üye ilişkisini sağlayabilirsiniz.
* Dairenin sahibini ve eğer içerisinde kiracı yaşıyorsa kiracısını seçebilir, kiracının evden ayrılması durumunda kiracının kalan hareketlerinin ev sahibine aktarılmasını sağlayabilirsiniz.
* Daireye ait mali hareketlerden daire sahibinin mi yoksa kiracının mı sorumlu olduğunu belirleyerek borçlandırma işlemlerinde borç hareketinin kime yansıyacağını seçebilirsiniz.
* Daire geçmişini görüntüleyerek dairede daha önce kimlerin yaşadığını takip edebilirsiniz.
* Daire kayıtlarını kopyalayarak benzer daireleri ayrı ayrı kayıt girmeye gerek kalmadan hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz.
* Daire ve üye bazlı hareket raporları ve bakiyeler listesi alabilirsiniz.
* Site gelir gider raporu alarak hangi tarihte, hangi daire – üyeye ne tür bir işlem yapılmış raporlayabilir alt toplamlarda bankaya veya nakit olarak kasaya yapılan işlem detaylarını görüntüleyebilirsiniz.
* Aidat bakiye raporu alarak hangi dairenin ve hangi üyenin hangi aidattan dolayı borcu var kontrol edebilirsiniz.
*  Daire hareket grafiği alarak dairelerin işlem süreçlerini grafiksel olarak takip edebilirsiniz.Genel İşlemler
Yönetimini yaptığınız apartman/sitenin toplantılarını gerçekleştirmek ve alınan kararları uygulamak özellikle üye sayısı fazla olan apartman/siteler için zor bir süreçtir. Fikir birliğine varıp bir karar almak kadar uygulamaya koymak ta ciddi anlamda yorucudur. Tüm bu zorluklara bir de siteye giriş çıkış yapan kişilerin kayıt altına alınması ve  site demirbaşlarının kontrol altında tutulması da eklenince sabır gerektiren bir süreç oluşur. Tüm bu süreçlerin takibi AKINSOFT E-Site programı ile düşündüğünüzden daha kolay olacak.* Demirbaş kayıtları yaparak apartman/site demirbaşlarını programa tanımlayabilir, oluşturduğunuz demirbaşın özelliklerini belirtebilirsiniz.
* Kaydettiğiniz bir demirbaştan elinizde kaç adet bulunduğunu ekleyerek demirbaş raporları alabilirsiniz.
* Demirbaş takip sistemi ile hangi demirbaşın hangi tarihte kime verildiğini belirtebilir ve bu sayede demirbaş envanteri alabilirsiniz.
* Yönetim kurulu kayıt alanından faydalanarak apartman/sitenin yönetim kurulunda yer alan kişileri belirleyebilir ve üyelik tiplerini seçebilirsiniz.
* Toplantı grupları oluşturarak grupta yer alan üyeleri tek topluca toplantı kaydına aktarabilir, farklı grupların katılacağı toplantıları hızlı bir şekilde oluşturabilirsiniz.
* Toplantı kayıtları oluşturarak toplantı tarih ve saatini, gündem konularını, katılımcıları, alınan kayıtları kaydedebilir toplantı detaylarının e-site web arayüzünde görünmesini sağlayabilirsiniz.
* Toplantı listeleri alarak toplantı tipine, durumuna ve karar durumuna göre sorgulamalar yapabilir, bu sayede toplantı kararlarını takip edebilirsiniz.
* Ziyaretçi takip özelliği sayesinde siteye giren kişileri kaydederek kime geldiklerini seçim yapabilir bu sayede sitenizin güvenliğini sağlayabilirsiniz.
* Ziyaretçi takip ekranından giriş yapan kişinin fotoğrafını web kamerasıyla çekebilir, kişisel bilgilerini, araç plakasını ve hangi giriş kapısını kullandığını kaydedebilirsiniz.
* Doküman kayıtları oluşturarak blok bazında doküman girişi yapabilir ve dokümanların dilerseniz e-site web arayüzünde görünmesini sağlayabilirsiniz.
* Matbu dokümanları yükleyerek aktif kullanılan dilekçeleri, haklar ve sorumlulukları, kanunları, sözleşmeleri ve yönetmelikleri kaydedebilir, ihtiyaç duyduğunuzda kullanabilirsiniz.

Muhasebe
Apartman/siteye ait giderleri üyelerinize borçlandırarak ödemelerini takip edebilmeniz için kullanabileceğiniz muhasebe menüsü aynı zamanda masraf girişlerini yapmanıza, hizmet işlemlerini yürütmenize, sayaç tanımları oluşturmanıza olanak tanıyor.

* Borçlandırma ekranından faydalanarak üye, daire veya blok bazında borçlandırma yapabilir, apartman/site giderlerini üyelerinize borç hareketi olarak aktarabilirsiniz.
* Gider türleri oluşturabilir veya aylık aidat, ortak yakıt gideri, ortak su gideri veya demirbaş gideri gibi mevcut giderlerden seçim yaparak üyelerinizi borçlandırma yapabilirsiniz.
* Gider türü oluşturma işlemlerini eşit oranda, daire büyüklüğüne veya dairede yaşayan kişi sayısına göre belirleyebilir ve borçlandırma işlemleri esnasında bu seçeneklerden faydalanabilirsiniz.
* Oluşturulan gider türlerinden kaynaklı borçlanmaların dairede oturan kişiye işlenmesini veya daire sahibine işlenmesini sağlayabilirsiniz.
* Borçlandırma işlemini taksitlendirebilir, taksitler için ay aralığı belirleyerek taksitlendirilecek tutarın belirlediğiniz ay aralığında işlemesini sağlayabilirsiniz.
* Blok, daire veya kişi bazında seçim yaparak borç ödeyebilirsiniz.
* Borç ödeme işlemleri esnasında birden fazla ay seçerek tek seferde ödemesini gerçekleştirebilirsiniz.
* Eksik ödemeler için kalan taksit tutarını dilerseniz sonraki aylara yansıtabilirsiniz.
* Yapılan ödemeler için makbuz yazdırabilir, makbuz tasarımını kullanımınıza göre düzenleyebilirsiniz.
* Geciken ödemeler için tanımladığınız vade oranınca ceza yansımasını sağlayabilir, daha sonra yapılan ödemelerde düşüş önceliğini ceza bazlı yapabilirsiniz.
* Taksit hareketlerinin alacak bakiyesi ile ödenmesini sağlayarak üyenin bakiyesini bir nevi eşitleyebilirsiniz.
* Ödenmeyen taksitleri seçerek icraya verebilir, avukat seçimi yaparak hızlı bir şekilde icra işlemini başlatabilirsiniz.
* Üyelerinizin ödemeleri gereken borç bilgilerinin tek tuşla cep telefonlarına ulaşmasını sağlayabilirsiniz.
* Excel’de kayıtlı borç bilgilerini hızlı bir şekilde programa aktararak üyelerinizin borçlanmalarını sağlayabilirsiniz.
* Sayaç tanımları yaparak iki endeks arası fiyatlandırabileceğiniz giderleri oluşturabilir, üyelerinizin ilk endeksleri ile ikinci endeksleri arasındaki farkın borç hareketi olarak yansımasını sağlayabilirsiniz.
* Genel gelir gider raporları alarak hangi gider türünden toplamda ne kadar borçlanılmış ve toplamda ne kadar tahsilat yapılmış takip edebilirsiniz.
* Hizmet tanımları oluşturarak apartman/sitenizde gider olarak düşünebileceğiniz masrafları kaydedebilir, KDV ve ÖİV oranları belirleyebilirsiniz.
* Masraf girişleri yaparak apartman/siteye ait masraf faturalarını ve bu masraflar karşılığında yapılan ödemeleri kaydedebilirsiniz.
* Toplu masraf girişi yaparak apartman/siteye ait masraf faturalarının hızlı bir şekilde kaydolmasını sağlayabilirsiniz.

Cari
E-Site programında üye takibi yapabilmenin yanı sıra apartman/site için alınan tüm demirbaş veya hizmetleri de takip edebilirsiniz. Dolayısıyla muhatap olduğunuz kişiler üyelerinizin haricinde kaydını almanız gereken ve borç/alacak takibi yapmanız gereken kişiler olabilir. Bu tür işlemleriniz için geliştirilen cari modülünü üyeleriniz dışındaki kişilerle ticari ilişkilerinizi takip edebilmek için kullanabilirsiniz.

* Cari kayıt ekranından faydalanarak üyeleriniz dışında kalan ve takibini yapmanız gereken tüm kişi ve firmaları tanımlayabilirsiniz.
* Cari hareket girişi yaparak tanımladığınız carilere yaptığınız ödemeleri veya carilerden yaptığınız tahsilatları kaydedebilirsiniz.
* Oluşturduğunuz hareket girişleri için makbuz yazdırabilir, makbuz tasarımını kullanımınıza uygun olarak düzenleyebilirsiniz.
* Cari virman işlemi uygulayarak carileriniz arasında borç/alacak transferi uygulayabilirsiniz.
* Çek/Senet girişleri sayesinde carilerinize verdiğiniz veya aldığınız çek ve senetlerinizi kaydedebilirsiniz.
* Çek/senetler için hatırlatma ekleyerek vadesi gecikenler için belirlediğiniz periyotlarda uyarı ekleyebilirsiniz.
* Oluşturduğunuz müşteri çeklerini/senetlerini portföyünüzden takasa gönderebilir, tahsil edebilir, bankadan yapılan tahsilatın kaydını girebilir, ciro edebilir veya iade edebilirsiniz.
* Oluşturduğunuz kendi  çeklerinizin/senetlerinizin durumunu bankadan ödendi, kasadan ödendi veya iade edildi olarak değiştirebilirsiniz.
* Çek/Senet işlemleri ekranı sayesinde çek/senet durum değişikliklerini toplu olarak hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
* Cari hareket raporları alarak ihtiyaç duyduğunuzda carilerinize ekstre yazdırabilirsiniz.

Kasa
Birde fazla kişi tarafından yönetilen apartman/siteler için ayrı ayrı kasa takibi yapmak, daha sonradan oluşabilecek problemlerin önüne geçmeyi sağlayacaktır. Sağlıklı bir nakit yönetimi için programda kasa işlemlerinin sağlıklı yapılması gerekir.

* Kasa kartları oluşturarak işlem yapılan kasaları gruplayabilirsiniz.
* Kasa hareket girişi yaparak direkt kasayı etkileyen, arada ikinci bir muhatabın olmadığı gelir veya giderleri kaydedebilirsiniz.
* Kasa hareket işlemleri için makbuz çıktısı alabilirsiniz.
* Kasa transferi yaparak kasalarınız arası para aktarımını sağlayabilir, gün sonunda kasaların ana kasanızda birleşmesini sağlayabilirsiniz.
* Günlük kasa raporları alarak kasanızda bulunması gereken nakit miktarlarını kontrol edebilirsiniz.

Banka
Günümüzde çoğu kişi nakit akışını banka üzerinden sağlamakta, direkt nakit işlemler banka işlemlerinin gerisinde kalmaktadır. Bu nedenle bankalar üzerinden yapılan işlemler nakit yönetiminizi direkt etkilerken, bu modülün kullanımı kaçınılmaz olmaktadır.

* Banka kayıtları oluşturarak çalıştığınız bankaları tanımlayabilir, alt hesap tanımlamaları oluşturabilirsiniz.
* Alt hesaplarınızı vadeli ve vadesiz olarak belirleyebilir, takibini bu yönde sağlayabilirsiniz.
* Alt hesaplarınıza bağlı pos ve kredi kart kullanımlarını seçerek alt hesaplarla ilişkilendirebilirsiniz.
* Pos işlemleri için taksit tanımlamaları yaparak provizyon oranı belirtebilir bu sayede provizyon kesintisi sonrası nakit tutarınızı takip edebilirsiniz.
* Vade günü girişi yaparak postan yapılan işlemlerin hesabınıza hangi günler yansıyacağını belirleyebilirsiniz.
* Kredi kartı tanımları yaparak hesap kesim ve son ödeme tarihlerini kaydedebilir, borç ödemelerini bu bilgiler üzerinden gerçekleştirebilirsiniz.
* Bankalarınız arası transfer yaparak hesaplarınız arası para transferini sağlayabilir, varsa işlem ücreti girişi yapabilirsiniz.
* Bankanızdan kasanıza nakit transferlerini veya kasanızdan bankanıza nakit transferlerini kaydedebilir, işlem makbuzu yazdırabilirsiniz.
* Pos hesap tablosu ekranından faydalanarak hangi pos kullanılarak işlem yapılırsa ne kadarlık bir provizyon kesintisi olacağını kontrol edebilir, işlemlerinizi bu doğrultuda gerçekleştirebilirsiniz.
* Raporlamalar sayesinde bankanızdaki nakit miktarını takip edebilir, provizyon kesintisi sonrası ve kullanılabilir durumda olan nakit tutarlarını kontrol edebilirsiniz.

Ajanda
Günlük ajandanızı programda takip ederek olmadığınız veya meşgul olduğunuz zamanlarda size ulaşamayan kişilerin bıraktıkları notları kontrol edebilirsiniz.

* Mevcut kayıtlardan kimi aradığını ve kullanıcı kayıtlarından kimin arandığını belirleyebilirsiniz.
* Aranan veya ziyarete gelen kişinin ruh hali konusunda mevcut seçeneklerden işaretlemeler yapabilirsiniz.
* Ajanda kaydı oluşturulan kişi için yapılacak işlemleri belirtebilir, yapılacak işlem bazında raporlama alabilirsiniz.
* Günlük ajandanızı raporlayarak dönüşlerinizi hızlı bir şekilde yapabilir böylece gün içerisinde sizinle iletişime geçen kişiler hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.

SMS
Kayıtlı üyelere özel günlerde, önemli hatırlatmalarda ve duyuru yapmak istediğiniz konularda SMS gönderim işlemlerinizi program içerisinden yaparak tek tuş ile aynı anda tüm SMS listenize mesaj gönderebilirsiniz.

* Tek SMS gönderim özelliği sayesinde sadece eklemiş olduğunuz numaralara SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz.
* Toplu SMS gönderim alanında kayıtlı olan tüm üyeler ve dilerseniz tümüne dilerseniz sadece işaretlediklerinize SMS gönderimi gerçekleştirebilirsiniz.
* SMS gönderim raporu alarak yolladığınız SMS’lerin ulaşıp ulaşmadığı hakkında bilgi sahibi olabilirsiniz.

Web
Site sakilerine online kullanım rahatlığı sağlamak isteyen tüm site yönetimlerine hitap eden AKINSOFT E-Site Web programı sayesinde üyeleriniz internet ortamından apartman/site duyurularını takip edebilir, kiralık/satılık daireleri görebilir veya borç ödemelerini gerçekleştirebilirler.

* Tüm site yönetimleri için kullanıma hazır paket web sitesi olan E-Site web programı sayesinde üyelerinize apartman/sitenizle ilgili pek çok bilgiyi yayınlayabilir, daha profosyonel bir görünüme bürünmesini sağlayabilirsiniz.
* Düzenlediğiniz duyuruları, tanıtımları, site içerisindeki kiralık satılık konut yayınlayabilirsiniz.
* Site sakinleri ve ev sahipleri kullanıcı adı ve şifreleri ile giriş yapabilir, borçlarını görebilir ve ödeyebilirler (E-Site entegrasyonu ile)
* AKINSOFT E-Site entegrasyonu kullanılarak yapılan ödemeler otomatik olarak hesaplara işlenir.
* Yetkili kişi site içeriğini dinamik olarak değiştirebilir, tercih ettiği şekilde kullanabilirler.
* Fotoğraf galerisi eklenebilir, web sitenizi ziyaret eden kişilerin apartman/site hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlayabilirsiniz.
* Site sakinleri ve ev sahiplerinin kullanıcı hesaplarına doküman gönderimi yapabilirsiniz. Bu sayede yaptıkları ödemelerin teslim edilmeyen makbuzlarını ulaştırabilirsiniz.
* Web entegrasyonunda birden fazla site kaydı aktarılabilir, ziyaretçilerin diledikleri siteyi görmelerini sağlayabilirsiniz.
* İstek öneri verilerinin mail adresine otomatik gönderilmesini sağlayabilir, kaydedilen istek ve önerilerden apartman/site yönetiminin anında bilgi sahibi olmalarını sağlayabilirsiniz.
* Kiralık ve satılık ilanları oluşturarak web sitenizi ziyaret edenlerin mevcut ilanları takip edebilmelerini sağlayabilirsiniz.

Çalışan
* Site çalışanlarını kayıt ederek cari kartında site çalışanı olarak işaretleyebilirsiniz.
* Site çalışanlarınıza evrak türünde alacak hareketi işleyerek  maaş ödemesi yaptığınız zaman borçlandırabilir bu sayede maaş takibi yapabilirsiniz.
* Çalışan hareket ve bakiye listeleri alabilir bu sayede yaptığınız borçlandırma hareketlerini takip edebilirsiniz.

Yetkili
Programı daha verimli kullanabilmeniz için bir takım ayarlamalar yapabilir böylece işlem girişlerini hızlandırabilirsiniz.

* Birden fazla site tanımlayarak her sitenin takibinin ayrı ayrı yapılmasını sağlayabilir bu sayede birden fazla apartman/siteyi takip edebilirsiniz.
* Kullanıcı kayıtları oluşturarak programı kullanabilecek çalışanlarınızı tanımlayabilir, kullanıcı yetkilendirme özelliği sayesinde programda yapabileceklerini sınırlayabilirsiniz.
* Çalışma bölümleri oluşturarak kullanıcılarla çalışma bölümlerini eşleyebilir, hangi çalışanın hangi bölümden sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.
* Site logonuzu ekleyerek rapor çıktılarında eklediğiniz logonun yazdırılmasını sağlayabilirsiniz.
* Tüm raporlarınızı Excel’e veya HTML’e aktarabilir, üyelerinize Excel formatında dökümler ulaştırabilirsiniz.
* Özel tanımlar yaparak program menü başlıkları, program içerisindeki butonlar, ekran mod ayarları vb. ayarlamaları kullanıcı bazlı oluşturabilirsiniz.
* Menü resmini değiştirerek görsel açıdan da tercih ettiğiniz bir resim kullanabilirsiniz.
* Yedekleme ayarları yaparak programın belirlediğiniz periyotlarda otomatik yedek almasını sağlayabilirsiniz.

Entegrasyon
Kullandığınız yazılımın sağladıklarının yanı sıra işletmenizin farklı birimlerine de yanıt vermesi büyük bir avantajdır. Bu avantajı kullanarak veri girişleriniz çok daha hızlı ve sağlıklı bir şekilde yürütülür. AKINSOFT E-Site programını sağladığı pek çok avantaja ilave olarak Wolvox Genel Muhasebe ve Wolvox İşletme Defteri programları ile entegreli kullanarak ciddi anlamda performans sağlar ve işletmenizin bağlı olduğu diğer birimlerin de iş yüklerini sırtlarından almış olursunuz.

* Programda yapılan işlemlerin işletme türünüze göre Wolvox Genel Muhasebe veya Wolvox İşletme defteri programları ile entegrasyonlu çalışmasını sağlayabilirsiniz.
* Yapmış olduğunuz tüm borç ve alacak işlemlerinin entegrasyonunu sağlayabilir, entegre etmek istemediğiniz kayıtların genel muhasebe entegrasyonu seçeneğini kaldırarak entegre olmasını engelleyebilirsiniz.
* Wolvox Genel Muhasebe programı içerisinde yer alan hesap planına erişebilir, hesapları kontrol edebilirsiniz.
* Daha önce yapmış olduğunuz işlemleri toplu bir şekilde entegre edebilirsiniz.
* Taksit hareketlerinin entegrasyonunda vade tarihini mi yoksa işlem tarihini mi baz alması gerektiğini belirtebilirsiniz.
* Entegrasyon işlemini tek tuşla hızlı bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.
* Hangi tarihlerde entegrasyon yapıldığını ve entegrasyon işlemini kimin yaptığını kontrol edebilirsiniz.

Detaylı Bilgi İçin Arayınız

+90 216  494 26 96